ייעוץ עסקי-סיפורי עסקים- הסכם שמירת סודיות

באחד הימים פנה אלי עסק משפחתי קטן בענף המתכת.בעל ואשתו,בתחילת גיל החמישים לחייהם.ביקשו ייעוץ עסקי הנוגע בעיקר למבנה הארגוני והגדרת התפקידים של כל אחד מבני המשפחה המועסקים בו. הצורך בייעוץ נוצר לאחר הצטרפות הבן לפני שלוש שנים עם סיום לימודי הנדסת מכונות והבת שהצטרפה לאחרונה לאחר סיום לימודי כלכלה וניהול.

את העסק הקים אב המשפחה לפני כשלושים שנה. אשתו עזבה מקום עבודה מסודר בשירות הציבורי לפני  כחמש עשרה שנה. כיום היא אחראית בעסק על קשרי לקוחות ותמחור הצעות המחיר.

עם תחילת עבודתי הוזמנתי לארוחת ערב לבית המשפחה. מטרת הארוחה הייתה להציג בפני באווירה נעימה את כל בני המשפחה,לדון ולסכם את מטרות ויעדי הייעוץ ואת מבנה תכנית העבודה.

עם הגעתי וכניסתי לבית המשפחה ניכרה בו הרווחה הכלכלית. מבעד לחלון ענק בסלון ניתן היה לראות נוף מדהים ובו בזמן גם להתרשם מבריכת שחיה מוארת בחצר. ללא ספק ניתן היה להבין כי המשפחה אכן רואה פרי נאה מעמלה.

במהלך הארוחה הציג כל אחד מבני המשפחה את עצמו ואת התפקידים שהוא ממלא בעסק ובהמשך אף את התפקידים שהיה רוצה למלא.

בני המשפחה הציגו כל אחד בתורו גם את טענותיהם האחד כלפי השני וציינו ליקויים אותם יש לתקן.

השיחה הייתה מקצועית ובאווירה נעימה ביותר. ניכר כי היחסים בין בני המשפחה חמים במיוחד,חשובים להם עד מאוד ומעבר לכל מחלוקת מקצועית בעניין העסק המשפחתי.

בסוף הערב סוכם כי אשתו של בעל העסק תרכז את פרוייקט הייעוץ ועיקר שעות עבודתי יתקיימו איתה.   

ואכן כך היה,החלנו לקיים פגישות שבועיות קבועות ורציפות על מנת להגדיר את הבעיות הקיימות ואת הדרכים האפשריות לשיפור תפקוד העסק.

אישה זו,בעלת חזות מרשימה,נאה ביותר ונראית צעירה מחמישים שנותיה,התגלתה במהרה כבעלת כושר תפיסה מהיר ביותר ויכולת ניתוח יוצאת מהכלל.במהלך השבועות שחלפו הסתבר כי גם עמדה במטלות הביצוע באופן המעורר כבוד והערכה.

כחלק מתכנית העבודה הוחלט,כי את ניתוחי הדוחות הכספיים והפיננסיים אערוך בנפרד עם אב המשפחה אשר היה אמון על תחום הכספים והייצור.

הדוחות כצפוי היו מסודרים למופת והצביעו על רווחיות יפה לאורך השנים.היתרות בחשבון הבנק,תוכניות החיסכון והשקעות אחרות בנדל"ן העידו כי בני הזוג כבר מסודרים היטב בחיים.

באחת מפגישות העבודה הנוגעות לדוחות הכספיים,נערך ניתוח הוצאות ברמה מפורטת ביותר.את תשומת ליבי תפשו סעיפי נסיעות והשתלמויות לחו"ל בסכומים הגבוהים מהממוצע. בהמשך לפנייתי,הסביר בעל העסק כי מדובר בעיקר בנסיעות לתערוכות ומפעלים בחו"ל לצורך רכישת ציוד ומכונות חדשות,כמו כן בהשתלמויות מקצועיות הנוגעות להפעלת הציוד המתקדם.

לרגע קנאתי בו. על המקצועיות,הראיה והיכולת הטכנולוגית המתקדמת.היה ברור כי יתרונותיו של העסק והרווחיות הגבוהה נשענים על כישוריו אלה של בעל העסק.

....ואז קלטה עיני מתוך רשימת הנסיעות,נסיעה לתערוכה מקצועית בגרמניה אשר התקיימה לאחרונה.

הכרתי תערוכה זו היטב באמצעות לקוח אחר אשר הציג בה מכשור שייצר בארץ.

עם אותו לקוח תכננו את התערוכה לפרטי פרטים,הכנו את אנשי המכירות והתצוגות,כמו כן דאגנו להזמין לקוחות וספקים בחלקם אף לפגישות עסקים אישיות.

תערוכה זו המתקיימת אחת לשנתיים,ידועה ומוכרת בתחומה והיא מקור עליה לרגל של בעלי עסקים רבים מישראל.אולם אין לה ולו במעט כל קשר לתחום העיסוק של העסק המשפחתי איתו אנו מתנהלים כעת.

מכאן התגלגלו הדברים במהירות.בדיקה נוספת שערכתי ללא ידיעת בעל העסק ,העלתה כי קיימות נסיעות ותערוכות אחרות בחו"ל אשר לתוכנן אין כל קשר למהות פעילותו של העסק הקיים.

בירור נוסף שערכתי העלה כי בעל העסק נוהג לצאת בגפו לנסיעות אלה ותמיד במחלקות עסקים ובמלונות מהשורה הראשונה.

הדילמה הייתה קשה,האם אני חורג מהגדרת התפקיד כיועץ ונכנס לפרטים שאינם מענייני  ?.

ייצר הסקרנות גבר.מחשבות על סוכן מוסד בשליחות המדינה חלפו במוחי. החלטתי להמשיך בבדיקה בחשאי.

פניתי למשרד הנסיעות באמתלא של בדיקת התאמת כרטיסי החשבונות כמדגם מתוך כלל מערכת חשבונות הספקים השונים. קבעתי פגישה עם מנהלת החשבונות של משרד הנסיעות שאף לא הכירה אישית את בעל העסק.

המידע שסיפקו המספרים לא הותירו מקום לספק. כרטיסי הטיסה במחלקות העסקים כפי שהוזמנו הומרו ימים ספורים לפני הנסיעות לכרטיסים כפולים במחלקת התיירות הרגילה.

גם המלונות ליחיד קיבלו שדרוג לחדר זוגי מבעוד מועד תוך התחייבות לתשלום ההפרש במלון עצמו.

הפגישה עם בעל העסק התקיימה במשרדו עוד באותו הערב. בשיחה קצרה הודה על קיום רומן עם אישה אחרת, והוסיף כי שניהם החליטו לאחרונה להפסיק את המשך הפגישות על מנת שלא להרוס שתי משפחות.הרומן מאחוריו. לא היה לפניו ולא יהיה עוד אחריו.

הרגשתי לא נוח,האם מעלתי בתפקידי או שהפגנתי להיטות למקצועיות יתר ?

הגשתי את התפטרותי לאלתר.

לאחר שתיקה ארוכה,הישיר בעל העסק את מבטו אלי וביקש את המשך עבודתי. הוא ציין כי הוא מעריך את פעילותי המקצועית עד כה וכי הוא משאיר לשיקול דעתי מה אעשה עם המידע הרגיש,תוך הבנת ההשלכות הכרוכות בחשיפתו.

חלפו השבועות וחלפו גם מספר חודשים.הפגישות עם אשתו נמשכו כרגיל. תכנית העבודה בוצעה כמתוכנן עד למשימה האחרונה.

עם סיום הייעוץ הוזמנתי לארוחת ערב משפחתית חגיגית אשר נערכה לכבוד אירוע זה.

כל אחד מבני המשפחה סקר את המצב הקודם לתחילת התכנית ואת השינויים שבוצעו תוך דגש על השיפורים שהושגו.

בסוף הערב פנתה אלי אשתו של בעל העסק ובקשה את חוות דעתי האישית בקשר להצלחת התהליך שעברנו לעומת ארגונים דומים אחרים.

עניתי לה,שההצלחה היא מעבר למה שכל אחד מהנוכחים יכול להעלות על דעתו.

ואני יודע שעד היום היא חושבת שאני קצת מגזים....